Wyślij brief

Konferencje, kongresy, gale i wyjazdy incentive

Rejestracja i logistyka gości dla agencji eventowych

Zaproszenia, zgłoszenia, noclegi i check-in na eventach Twoich klientów: w jednym miejscu, u jednego partnera.

Wyślij briefPoproś o dostęp do demo
Podsumowanie eventu: zgłoszenia, osoby, przybycia i obłożenie pokoi

Prowadziliśmy rejestrację na eventach marek

Cała rejestracja w jednym miejscu

Od pierwszego zaproszenia po ostatni skan przy wejściu: w jednym systemie, u jednego partnera.

  1. Zaproszenia

    Osobisty link dla każdego gościa i status każdego maila. Widzisz, kto już się zarejestrował i komu przypomnieć.

  2. Rejestracja

    Formularz z pytaniami Twojego eventu: dni, aktywności, nocleg, dieta, dojazd. Zmiany jednym linkiem z maila.

  3. Noclegi

    Pula pokoi z hotelu rozpisana na każdą noc i typ pokoju. Rooming lista dla hotelu gotowa w każdej chwili.

  4. Wejście

    Wejściówka z kodem QR w mailu. Hostessy skanują telefonem, a Ty widzisz na żywo, kto już jest.

  5. Raporty i alerty

    Raport dzienny mailem i alert, gdy limit się zapełnia. Twój klient śledzi wszystko we własnym panelu.

  6. Na miarę Twojego eventu

    Własne pytania, grupy gości, limity i zasady. Cokolwiek zaplanujesz, konfigurujemy to pod Twój event.

Co zyskujesz

  • Koszty hotelowe pod kontrolą

    Widzisz na żywo, ile pokoi z puli jest zajętych, noc po nocy. Wiesz, ile zatrzymać, a ile oddać hotelowi przed terminem.

  • Twój klient widzi Twoją pracę

    Własny panel z listą gości, obłożeniem pokoi i wejściami w dniu eventu. Widzi agencję, która ma wszystko w ręku.

  • Twój zespół robi event

    Goście sami rejestrują się i zmieniają zgłoszenia w ustalonych terminach. Twoi ludzie zajmują się programem, oprawą i Twoim klientem.

  • Spokój na każdym etapie

    Rejestracja sprawdzona na eventach z 1000+ gośćmi, płynna przy największym ruchu. Opiekun, który zna Twój event, wprowadza zmiany tego samego dnia.

Każdy szczegół ustawiony pod Twój event

Zasady Twojego eventu przenosimy jeden do jednego: pokoje, grupy, limity, wejście.

Noclegi

Pula pokoi rozpisana na każdą noc

Dokładnie tyle pokoi każdego typu, ile hotel daje na daną noc.

  • Osobny limit dla każdego typu pokoju na każdą noc, cena przy pokoju.
  • Ostatni wolny pokój trafia do jednej osoby, także gdy dwie wybierają go w tej samej sekundzie.
  • Wolne pokoje widać od razu w formularzu.
Typy pokoi: limit na każdą noc, zajęte pokoje i cena
Zgłoszenie na telefonie: typy pokoi z ceną i dostępnością na każdą noc

Grupy gości

Osobne zasady dla każdej grupy gości

Dealerzy, zarząd, partnerzy, prasa: każda grupa widzi swoje pokoje, aktywności i ceny.

  • Grupy i ich nazwy ustalasz sam.
  • Pokoje i aktywności przypisujesz do wybranych grup.
  • Ceny noclegu widzą goście, którzy płacą za niego sami.
Grupy gości z przełącznikiem "płaci za nocleg"
Zgłoszenie zarządu na telefonie: same pokoje Standard

Wejście

Check-in w kilka sekund

Skan kodu QR i gość jest w środku.

  • Własna wejściówka dla każdej osoby, w mailu z potwierdzeniem.
  • Hostessy skanują telefonem albo tabletem, na wielu stanowiskach jednocześnie. Każdy kod działa raz.
  • Widzisz na żywo, kto już dotarł.
Lista gości przy wejściu na tablecie: kto już wszedł
Po skanie kodu na telefonie: okno "Wpuść"

Raport i alerty

Obłożenie zawsze przed oczami

Dwa rodzaje powiadomień, oba ustawiasz pod swój event.

  • Raport dzienny mailem o ustalonej godzinie.
  • Alert, gdy limit dochodzi do ustalonego progu.
  • Pokoje, aktywności, parking i wejścia jak na dłoni.
Powiadomienia: odbiorcy, raport dzienny o 18:00, alert przy 90%
Mail z alertem o obłożeniu pokoi na telefonie

Twój klient

Twój klient widzi wszystko na żywo

Dostaje własny panel: zgłoszenia, pokoje i wejścia, aktualne co do minuty.

  • Lista zgłoszeń z filtrami i wyszukiwarką.
  • Eksport do Excela jednym kliknięciem.
  • Dostęp do podglądu albo z prawem edycji, jak zdecydujesz.
Lista zgłoszeń na koncie klienta agencji, do odczytu

Do tego

Wybrane realizacje

Konferencje, kongresy i gale, na których prowadziliśmy rejestrację i gości.

Volkswagen Group Polska

72. European Dealer Council, Warszawa 2026

Około 500 dealerów z całej Europy · 3 dni · noclegi na kilka nocy

Coroczne spotkanie dealerów z całej Europy, za każdym razem w innym kraju. W Warszawie prowadziliśmy rejestrację i noclegi: pulę pokoi rozpisaną na każdą noc, gości płacących za pokój i zaproszonych przez organizatora, listę gotową dla hotelu co do pokoju.

Na zrzutach dane przykładowe.

Lista zgłoszeń: goście, noce i typy pokoi
Skan wejściówki przy wejściu

  • Škoda

    Kongres Dealerski 2025 i 2026

    Pałac i Folwark Łochów, konferencja i gala

  • H&M

    One Team 2025

    1000+ gości, wieczór firmowy z zapisami na atrakcje

  • Volkswagen Group Polska

    Konferencja Aftersales 2025

    Cukrownia Żnin, 2 dni, 13 partnerów

  • Volkswagen

    Konferencja Kierowników 2026

    Hotel Narvil, Serock

  • Volkswagen

    Gala Dealer Roku 2026

    Gala dla najlepszych dealerów marki

  • Škoda

    Fleet Days 2025

    Event dla klientów flotowych

Jak wygląda współpraca

  1. Wysyłasz briefTermin, miejsce, hotel i pula pokoi, grupy gości, program i aktywności. Wystarczy to, co masz dziś: resztę doprecyzujemy razem.
  2. Wycena i prototypW 1 dzień roboczy dostajesz wycenę, a zaraz potem prototyp formularza z pytaniami Twojego eventu do przeklikania.
  3. Dopracowujemy do akceptacjiPytania, limity, maile i wygląd dopracowujemy razem, aż wszystko będzie dokładnie takie, jak chcesz.
  4. Uruchamiamy rejestracjęZaproszenia wysyłamy my albo Twój zespół, jak wolisz. Od tej chwili widzisz każde zgłoszenie na żywo.
  5. Czuwamy do końca eventu i po nimZmiany w ostatniej chwili, raport co wieczór, check-in w dniu eventu. Po evencie zestawienia dla Ciebie i Twojego klienta oraz anonimizacja danych.

Jedna cena za cały event

Potrzebujesz też strony eventu?

Program, dojazd, hotel, partnerzy i rejestracja w jednym miejscu, w kolorach marki. Stawiamy ją razem z rejestracją: jeden partner do całej komunikacji z gośćmi.

Wyślij brief

Najczęstsze pytania

Jakie eventy prowadzimy?
Eventy firmowe z zaproszonymi gośćmi: konferencje, kongresy dealerskie, kick-offy, gale i wyjazdy incentive. Od zaproszenia, przez zgłoszenie i nocleg, po wejście.
Ile czasu przed eventem warto się zgłosić?
Najlepiej przed wysyłką zaproszeń: wtedy plan rejestracji powstaje razem z programem. Eventy "na już" też bierzemy.
Czyją markę widzi mój klient?
Gość widzi wyłącznie Twój event. Twój klient widzi w panelu naszą nazwę, małą, w rogu. Panel może też działać pod domeną i logo Twojej agencji.
Jak gość się rejestruje?
Jednym kliknięciem w osobisty link z zaproszenia. Zgłoszenie zmienia linkiem z maila z potwierdzeniem.
Gdzie są dane gości?
W Unii Europejskiej. Po evencie je anonimizujemy, a na prośbę gościa pokazujemy albo usuwamy jego dane. Umowę powierzenia danych podpisujemy przed startem.
Jak rejestracja radzi sobie z dużym ruchem?
Płynnie, także wtedy, gdy wszyscy rejestrują się w minutę po wysyłce zaproszeń. Pilnujemy działania na bieżąco, o każdej porze.

Wyślij brief

W 1 dzień roboczy wrócimy z wyceną, a jeśli chcesz, pokażemy wszystko na żywo.

kontakt@incenta.plPoproś o dostęp do demo

Co warto napisać

  • Termin i miejsce
  • Liczba gości i ich grupy
  • Hotel i pula pokoi
  • Program i aktywności

Wystarczy to, co masz dziś. Resztę doprecyzujemy razem.